SeminarBot
Online-Weiterbildung
Präsenz-Weiterbildung
Produkte
Themen
Dashöfer

Wie KI das Büromanagement erleichtert

20.02.2024  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: Axontic GmbH.

Künstliche Intelligenz hält verstärkt Einzug in den Büroalltag. Welche Arbeitsbereiche wird sie künftig dominieren, wo läuft sie bereits jetzt unbemerkt im Hintergrund, welche Chancen und Gefahren birgt sie?

Stefan Sucker, Gründer und Geschäftsführer des Bremer IT-Start-ups Axontic, kennt die Sorgen und Berührungsängste vieler Arbeitnehmer:innen. Er kennt aber auch Tipps, wie neue Technologien sinnvoll in Unternehmen integriert werden. Sein Credo: „KI sollte Menschen von Routinearbeiten entlasten, damit sie sich auf die kreativen und strategischen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können“

Ängste nehmen

Laut Statistischem Bundesamt verwendeten im vergangenen Jahr bereits zwölf Prozent der Unternehmen in Deutschland künstliche Intelligenz. Bei vielen Menschen bestehen allerdings noch Bedenken bezüglich der neuen Technologie – sei es aus Sorge um den eigenen Job oder weil schlichtweg das Wissen um den richtigen Einsatz fehlt. „Wichtig ist, Ängste der Belegschaft ernst zu nehmen und zu kommunizieren“, macht Sucker deutlich. Um Unsicherheiten zu reduzieren, ergibt es zudem Sinn, die künstliche Intelligenz auf niedrigschwelliger Ebene einzuführen. Im E-Mail- und Dokumentenmanagement lässt sich eine KI mit geringem Aufwand implementieren. Außerdem empfiehlt der Experte regelmäßige Schulungen, um Hemmschwellen gegenüber neuen Technologien abzubauen.

Praxisbeispiel „Mailissa“

Axontic schreitet mit dem Programm „Mailissa“ der aktuellen Aufbruchstimmung voran: Das Outlook-Add-in erleichtert die Klassifizierung und Ablage von Nachrichten und damit verbundene Arbeitsabläufe. Die integrierte künstliche Intelligenz führt diese Prozesse voll automatisiert aus und bietet bei Bedarf intelligente Ablagevorschläge an. Insbesondere in geteilten Postfächern vereinfacht sie die Arbeitsweise der Zusammenarbeit elektronischer Nachrichten und Dokumente. Dabei lernt sie vom Ablageverhalten des jeweiligen Mitarbeitenden, sodass die Zuordnung vermehrt an Sicherheit gewinnt. Die Tätigkeiten der KI sind dabei jederzeit nachverfolgbar. Zu welchem Anteil Mailissa „intelligent“ mitarbeitet oder ob das Feature gar deaktiviert bleibt, wird vom Anwender selbst festgelegt.

Schrittweise Einführung neuer Technologien: ein Leitfaden

Der KI-Markt wächst schnell. Zu schnell, um in allen Facetten den Überblick zu behalten. Stefan Sucker empfiehlt ein paar grundlegende Maßnahmen, damit Unternehmen am Ball bleiben, ohne die Mitarbeitenden zu überfordern:

  • Transparenz: Führungskräfte sollten mit ihren Teams über den geplanten Einsatz neuer Technologien sprechen und neue Software und deren Einsatzmöglichkeiten detailliert vorstellen.
  • Schulungen: Weiterbildungen erklären bestenfalls nicht nur was KI leisten kann, sondern auch, wie sie funktioniert. Je mehr die Mitarbeitenden wissen, desto weniger Angst haben sie.
  • Schrittweise Einführung: Als Einstieg empfehlen sich kleine Add-Ins, die den gewohnten Bedienoberflächen wenig bis nichts Neues hinzufügen. Die Mitarbeitenden geben regelmäßig direktes Nutzer-Feedback.
  • Auswahl der Software: Information und professionelle Beratung sind wichtig. Am besten eignen sich nutzerfreundliche Anwendungen, die „unsichtbar“ mitlaufen und Arbeit abnehmen, statt sie zu verursachen.

IT-Experte Sucker: „Richtig eingeführt und genutzt, ist KI für Betriebe eine riesige Chance und ein klarer Wettbewerbsvorteil. Technologie und menschliche Kreativität gehen hier Hand in Hand, um die Art und Weise zu revolutionieren, wie Unternehmen Technik nutzen.“

Bild: Soumil Kumar (Pexels, Pexels Lizenz)

nach oben

Social Media

Themen

Produkte

Impressum Kontakt Presse AGB Datenschutz Wir über uns

Copyright 1996-2024 BNC S.R.O. & VERLAG DASHÖFER GMBH
Die Nutzung für Text- und DataMining im Sinne von § 44b Urheberrechtsgesetz (UrhG) ist vorbehalten.
FAQ