Das Papierlose Büro

Was ist ein papierloses Büro?

Das papierlose Büro verzichtet aus vielerlei Gründen auf papiergebundene Dokumente und verwendet somit nur digitale Dokumente, gestützt durch bestimmte Software und Dokumenten-Management-Systeme. Gründe für ein papierloses Büro sind beispielsweise Umweltschutz, Arbeitseinsparung oder auch die Erhöhung der Effizienz am Arbeitsplatz.

Die elektronische Archivierung bzw. das papierlose Büro hat einige Vorteile:

• Platzersparnis
• Einfache und schnelle Suche (auch in sehr großen Datenmengen)
• Archivierung von Papierbelegen (Scannen)
• Bearbeitung durch unternehmensweite Workflow-Systeme und somit bessere Kommunikation.
• Kostenersparnis (geringe Amortisationszeiten)
• Erinnerungsfunktionen ggf. mit automatischer Wiedervorlage gekoppelt
• Teamarbeit im Netzwerk

Die elektronische Archivierung bzw. das papierlose Büro hat allerdings auch Nachteile:

• Kostenintensive Schulungen für die jeweilige Software und neuen Workflows
• Arbeiten bei Netzwerkproblemen oder technischen Ausfällen kaum möglich
• Anschaffung von kostenintensiver Soft- und Hardware

Trotz dieser Nachteile tendieren die Aussichten im Bereich des Büromanagements immer mehr zum papierlosen Büro.

Checkliste für den Einstieg: das papierlose Büro

• Welche Ihrer Ausdrucke sind wirklich notwendig; welche Informationen können Sie auch in digitaler Form bereithalten?
• Suchen Sie oft in Ordnern oder Akten nach bestimmten Dokumenten? Dann könnten die Digitalisierung und das damit verbundene elektronische Dokumentenmanagement sich für Sie schon lohnen!
• Fühlen Sie sich fachlich kompetent im Bereich von digitalen Dokumenten und deren Archivierung? Sprechen Sie auch gern mit Kollegen, für die der Umgang mit digitalen Medien ein leichtes ist!
• Nehmen Sie den Aufwand für die Umstellung auf das papierlose Büro nicht auf die leichte Schulter. Hier können Ihnen Experten mithilfe von Beratungen oder Schulungen zur Seite stehen und die Umstellung begleiten.
• Haben Sie einen Verantwortlichen für das Projekt „Umstellung auf das papierlose Büro“ bestimmt? Hier sollte es auf jeden Fall einen Verantwortlichen geben, der das Projekt betreut, alle auf dem Laufenden hält, Aufgaben verteilt und sich etwaiger Probleme annimmt.
• Lassen Sie sich genügend Zeit! Das papierlose Büro sollte nicht überstürzt werden. Ebenfalls möglich ist zu Anfang auch eine nur partielle Umstellung, ggf. nur in einigen Abteilungen oder (wie oben bereits erwähnt) das papierarme Büro.
• Bleiben Sie gelassen! Das papierlose Büro bringt viele Vorteile mit sich. Auch wenn die Umstellung nervenaufreiben und anstrengend ist, wird es sich für alle Beteiligten lohnen.
• Auch ein Testlauf für das papierlose Büro sollte stattfinden! An dieser Stelle wird auch oft klar, was noch fehlt, um den Plan endgültig umzusetzen.

Das papierlose Büro – die Rechtslage

Der Gesetzgeber gibt Unternehmen im Rahmen des HGB einige Grenzen für das papierlose Büro vor.

Die Speicherung

Alle Dokumente, die rechtlich relevant sein könnten, müssen so gespeichert werden, dass diese auch nach einigen Jahren noch unverändert herangezogen werden können. Je nach Branchen gelten hier unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.

Ausdruck bzw. Anzeige des Dokuments

Ihre Dokumente müssen einem Dokumenten-Management-System so zugeführt werden, dass deren Anzeige sowie ein Ausdruck problemlos sichergestellt ist.

Wiederauffindbarkeit:

Ihre Dokumente müssen so gesichert werden, dass Sie jederzeit – möglichst schnell und problemlos- wieder auffindbar sind.

Tipp für die Praxis: PDF als Dokument-Standard

Bereits heute gilt das PDF-Format als Vorreiter bei der Archivierung. Die Inhalte bleiben auf Dauer erhalten und die einzelnen Dokumente haben eine relativ geringe Datengröße. Das ermöglicht auch eine relativ schnelle Suche innerhalb der Dokumente sowie einen problemlosen Versand per E-Mail.

Das papierlose Büro – der Datenschutz

Wer ein papierloses Büro führen möchte muss sich – besser früher als später – auch mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen. Besonders bei Dokumenten, die persönliche Informationen von Kunden oder Mitarbeitern enthalten, sind im Rahmen des Persönlichkeitsrechts Datenschutzregeln zu befolgen.

Hier empfiehlt es sich, dass Ihr Dokumenten-Management-System bestimmte Zugriffsrechte für die jeweiligen Mitarbeiter enthält. Durch diesen Schritt kann jeder der Mitarbeiter nur auf bestimmte Daten zugreifen und keine ggf. vertrauliche Dokumente einsehen, die nicht für seine bzw. ihre Augen bestimmt sind.

Hier ist oberste Vorsicht beim Umgang mit persönlichen Daten geboten! Gelangen diese Daten in die falschen Hände, können unter Umständen empfindliche Strafen die Folge sein.

An dieser Stelle greift auch die ISO-Norm (ISO 9001):

Die ISO 9001 ist eine Qualitätsmanagementnorm. Sie beschreibt die Anforderungen, denen ein Management-System im Unternehmen bei der Umsetzung des Qualitätsmanagements genügen muss. Dieser Standard kann sowohl rein informativ als auch als Nachweis gegenüber Dritten dienen.

Der Datenschutz und die damit verbundenen Vorsichtsmaßnahmen sollten Sie jedoch nicht abschrecken, sondern viel mehr ein Anstoß dafür sein, bei der Planung und Umsetzung des papierlosen Büros wirklich alles richtig zu machen.

Lohnt sich das papierlose Büro?

Auch wenn Sie noch einige Bedenken haben: früher oder später wird sich das papierlose Büro durchsetzen. Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist schon mit der richtigen Information und sorgfältigen Planung getan! Auch wenn sich hier vermutlich mindestens genauso viele Fragen aufgetan wie beantwortet haben, sollten Sie mutig und überzeugt von Ihrem Vorhaben sein.

Die erste Vorbereitung können Sie schon jetzt angehen: beobachten Sie im Arbeitsalltag, was sich mit dem papierlosen Büro ändern würde bzw. was auch digital erledigt werden könnte und notieren Sie es sich! Sie werden nicht nur feststellen, dass wertvolle Ressourcen eingespart werden können, sondern auch, dass sich die Effizienz Ihrer Arbeit positiv verändern kann!