Virtuelle Meetings

Ein ganz normales Meeting

Stellen wir uns ein bevorstehendes Online-Meeting vor: Die genutzte Plattform ist erstmal egal. Sagen wir, es sollen zehn Personen teilnehmen. Einer schafft es gar nicht in das Online-Meeting hinein, ein Anderer kann nichts hören und eine dritte Person ist wiederum nicht hörbar. Was macht das restliche Team? Vermutlich trotzdem mit dem Meeting beginnen. Immerhin ist die Zeit knapp. Auch die Hintergrundgeräusche bei der vierten Person werden einfach ignoriert.

Leider ist es nun so, dass durch diese ganzen Kleinigkeiten kein Teilnehmer dem Meeting seine volle Aufmerksamkeit schenken kann. Und damit ist die Gruppe nicht beschlussfähig. Besprochene To-Dos in virtuellen Meetings versanden damit mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit.

Und woran liegt das? In erster Linie, weil wir bei der Moderation eines virtuellen Meetings den Teilnehmer*innen zu viel durchgehen lassen. Dann tanzt eben die Katze über den Tisch oder das Kind kommt alle paar Sekunden zu seinem Elternteil gelaufen und quatscht dazwischen – in einem Präsenz-Meeting undenkbar. Als Moderator eines virtuellen Meetings ist daher die wichtigste Aufgabe, alle Teilnehmer*innen miteinander in Kontakt zu bringen und den gemeinsamen Fokus auf das Thema zu lenken.

Störungen beseitigen

Um Störungen bereits im Vorfeld bestmöglich zu begegnen, braucht es als Moderator Vorbereitungszeit. Alle Teilnehmer*innen wird vorab das nötige Tool und die erforderlichen technischen Hilfsmittel mitgeteilt. Gibt es vorab schon Probleme, z. B. dass jemand sich nicht mit der jeweiligen Software auskennt, muss ein individueller Termin verabredet werden, um der Person zu helfen, das Tool richtig einzurichten. Dies frisst im ersten Moment natürlich Zeit, nimmt aber den Druck aus dem eigentlichen Meeting.

Sollte es dann doch Einwahlschwierigkeiten geben oder es zu vorübergehenden Verbindungs- oder Technikproblemen kommen, wird die Diskussion innerhalb des Meetings unterbrochen. Auch das Warten kostet nun natürlich Zeit und auch Nerven, aber dafür weit weniger Zeit, als alles nochmal zu wiederholen.

Doch nicht nur bei technischen Störungen sollte der Moderator oder die Moderatorin das Meeting unterbrechen. Auch wenn andere Störungen auftreten wie Haustiere, Familienmitglieder etc., heißt es geduldig warten. Ja, es wird die Teilnehmer*innen nerven, aber gleichzeitig erhöhen Sie auch den sozialen Druck und der „Störer“ wird das nächste Mal dafür sorgen, dass diese Störungen nicht mehr auftreten. Bleiben Sie dabei konsequent und achten Sie auf die Meeting-Etikette und schon bald wird Ihnen die Gruppe dafür danken, dass Meetings in einer angenehmen Routine, ohne Störungen, ablaufen.

Die Aufmerksamkeit gewinnen

Was nutzen Sie bei Präsenz-Meetings? Vielleicht Flipcharts oder eine PowerPoint-Präsentation? Zumindest etwas Visuelles, um die Teilnehmer*innen für sich zu gewinnen. Das sollten Sie in einem Online-Meeting ebenfalls tun. Insbesondere weil die Wahrscheinlichkeit deutlich höher ist, dass die Teilnehmer*innen ihr parallel geöffnetes Mailfach mal für ein paar Minuten ausblenden, Sie Ihren Monitor teilen und etwas auf den Folien der Präsentation zeigen.

Außerdem lohnt es sich, auch das Meeting selbst zu visualisieren. Wortbeiträge, Fragen und Antworten live in einem Dokument zu verewigen, hilft bei einem Austausch der Teilnehmer*innen. Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Beiträge werden so schnell sichtbar und helfen dabei, zu einem gemeinsamen Nenner zu gelangen. Außerdem werden so Verständnisprobleme vermieden. Und das wohl beste: Sie vermeiden eine Endlosschleife des Aufkochens bereits besprochener Thematiken, indem Sie klar aufzeigen können, dass dies bereits besprochen und abgeschlossen ist.

Übrigens auch noch ein Bonuspunkt: Das Protokoll ist auch gleich fertig.

Nonverbale Kommunikation

Was im Präsenz-Meeting durch Körpersprache, Mimik und Gestik vermittelt wird, zum Beispiel, ob alle das Thema verstanden haben, fehlt natürlich in einem Online-Meeting. Selbst mit einem Videochat lassen sich diese nonverbalen Signale nicht ausgleichen. Moderator*innen haben jedoch die Möglichkeit,- das Meeting durch Prozessfragen zu strukturieren. Außerdem ist am Ende des Meetings ein kurzes Reflexionsgespräch sehr sinnvoll: Woran müssen wir beim nächsten Meeting denken? Was wollen wir nächstes Mal anders machen? Was lief gut und was wollen wir beibehalten? Das ist übrigens auch für Präsenz-Meetings sehr hilfreich.

Auch ein virtuelles Meeting kann erfolgreich sein, aber die Moderation braucht hier etwas mehr Unterstützung. Versuchen Sie es mit den erläuterten Methoden und Sie werden sehen, Online-Meetings werden künftig deutlich entspannter.