Und plötzlich sind alle Büros leer

Was kann gegen den Leerstand getan werden?

Mittlerweile sind viele Teams in ihre Büroräume zurückgekehrt. Manche nur teilweise, andere mit neuer Raumverteilung. Und bei vielen kam die Erkenntnis: So nötig ist ein Büro für produktives Arbeiten gar nicht. Doch die Räume sind da, der Mietvertrag läuft noch einige Jahre und obwohl theoretisch Homeoffice für eine geringere Miete sorgen könnte, ist dies praktisch gar nicht so einfach umzusetzen. Immerhin nutzen Unternehmen in Deutschland aktuell rund 380 Millionen Quadratmeter Bürofläche.

Was kann ein Unternehmen gegen den Leerstand tun, wenn jetzt mehr Mitarbeiter*innen im Homeoffice tätig sein sollen?

Untervermietung scheint für viele die erste Option zu sein. Doch so einfach ist das nicht. Zu allererst muss von Vermieter*innen-Seite der Untervermietung zugestimmt werden, dann wird oft ein zweiter Eingang benötigt, um den Datenschutz zu gewähren. Und was ist, wenn dann doch plötzlich wieder mehr Räume benötigt werden? Eine Untervermietung der gerade nicht benötigen Büroräume sollte daher wohl überlegt sein.

Weniger Büroräume, mehr Platz für Meetings

Wer seine Büroräume nicht untervermieten kann oder will, der kann die Büroräume auch anders nutzen. Größere Unternehmen haben sich bereits dazu entschieden, die Büroräume mehr als Kontaktort zu sehen. Oder anders gesagt, es gibt mehr Platz für Meetings. Auch größere „Chill-Bereiche“ sind für einige Unternehmen eine Option. Ob eine größere Kaffeeecke für die Mittagspause oder ein schön hergerichteter Warteraum für Kund*innen und Besucher* innen. Den Ideen sind da kaum Grenzen gesetzt.

Unternehmen, deren Mietvertag ausläuft oder die von einer kurzen Kündigungsfrist profitieren, können sich natürlich Immobilien suchen, die besser zu dem neuen Homeoffice-Konzept passen. Aber ob Untervermietung, neues Gebäude oder eine andere Raumaufteilung, ein klitzekleines Problem bleibt: die Koordination.

Platzreservierung: Heute sitze ich am Fenster

Wenn es nur noch eine begrenzte Anzahl an Arbeitsplätzen gibt, muss es eine gute Koordination zwischen den Menschen, die ins Büro kommen und diejenigen, die aus dem Homeoffice herausarbeiten, geben. Natürlich könnte jeder Arbeitsplatz eine klare Wochentagsverteilung haben. Montag und Dienstag arbeitet Person A an Arbeitsplatz 3, Mittwoch und Donnerstag sitzt dort Person B und Freitag steht der Platz Person C zur Verfügung. Leider gehen solche Pläne selten auf. Vielleicht ist Person A Montag bis Mittwoch krank, muss aber danach unbedingt aus dem Büro herausarbeiten, weil der Arbeitsweg für die Abholung von Unterlagen einfach zu lang ist. Wohin dann mit Person A? An den Küchentisch? In den Meetingraum?

Für dieses Problem wurden mittlerweile Arbeitsplatzbuchungssoftwares entwickelt. Vor Beginn der Arbeit können Arbeitnehmer*innen über eine App einen geeigneten Platz buchen. Auf diese Weise sitzen die Mitarbeiter*innen auch nicht immer neben denselben Kolleg*innen und erweitern ihre Teamarbeit im Unternehmen. Papierkram wird dann einfach mit Rollcontainern hin- und her geschoben, um sie am Ende des Arbeitstages wieder zurück in den dafür vorgesehenen Schrank zu rollen. Es gibt also nicht mehr nur den einen Arbeitsplatz, der individuell eingerichtet wird.

Dieses Desk-Sharing liegt jedoch ebenso wie das mobile Arbeiten nicht jedem. Mitarbeiter*innen, die fünf Tage in der Woche ins Büro kommen, sollten daher weiterhin einen festen Arbeitsplatz haben.

Durch die Reduzierung der Arbeitsplätze im Büro kann hier auch vermehrt auf eine teurere ergonomische Ausstattung geachtet werden. Höhenverstellbare Schreibtische können übrigens auch mit einem Sensor über ein Computerprogramm verknüpft werden. Arbeitnehmer*innen werden dann in regelmäßigen Abständen daran erinnert, wann es wieder Zeit wird, im Stehen zu arbeiten oder sich zu bewegen.

Auch das amerikanisches Tool Density kann künftig eine Hilfe sein, um das Bürogebäude zu optimieren. Über Raumsensoren wird hier nämlich getrackt, wie viele Personen sich im Gebäude befinden und wie stark die Räume dadurch ausgelastet sind. Wer genau sich wo aufhält, wird dabei nicht überwacht, die Angestellten werden also nicht unerlaubt beobachtet. Die Webanwendung 1.50-Office übernimmt eine ähnliche Funktion und achtet bei selbstständigen Arbeitsplatzbuchung für Mitarbeiter*innen auf die angegebene Maximalanzahl und den Mindestabstand. Eine Funktion, die insbesondere jetzt während Corona einen großen Vorteil bietet, aber auch bei künftigen Krankheitswellen und Pandemien hilfreich sein kann.

Büro 4.0

Jedes Unternehmen und Team muss für sich selber entscheiden, auf wie viel Bürofläche verzichtet werden kann und was mit dieser Bürofläche passieren soll. Dass darin großes Einsparpotenzial besteht, dürfte aber ein Anreiz sein, sich mit einer langfristigen Umstellung auf Hybrid-Modelle anzufreunden. Was dann aus den wirklich leerstehenden Bürogebäuden wird, kann nur die Zukunft zeigen.