Kaizen: In kleinen Schritten zu großen Veränderungen

Was bedeutet „Kaizen“?

Der Begriff Kaizen setzt sich aus den Wörtern „Kai“ (Veränderung) und „Zen“ (zum Besseren) zusammen. Das japanische Managementkonzept bezieht sich demnach auf die kontinuierliche Veränderung und Verbesserung von Prozessen. Kaizen ist dabei weit mehr als eine reine Arbeitsmethode. Vielmehr geht es um eine Denkweise, die von Management und Angestellten über die Anwendung von Prinzipien hinaus getragen wird. Der Ansatz kann somit als Unternehmensphilosophie gesehen werden.

Werkzeuge des Kaizen – 5S, 3-Mu, TQM

Der Kern des Kaizen ist die schrittweise Verbesserung und schlussendlich Perfektionierung von Prozessen. In kleinen Qualitätszirkeln werden deshalb auf regelmäßiger Basis alle Prozesse analysiert. Die unterschiedlichen Analysen werden diskutiert und führen schließlich zu einer Optimierung der einzelnen Prozesse. Außer den Qualitätsgesprächen sind auch viele andere Werkzeuge im Einsatz, wie beispielsweise die 5S-Methode.

1. Die 5S-Methode
   Diese Verhaltensregel ist im Deutschen auch als 5A-Methode bekannt und bezieht sich in erster Linie auf die Strukturierung von Arbeitsplätzen. Dabei werden die Elemente in einem Arbeitsbereich selektiert, systematisiert, gesäubert und standardisiert. Der letzte Schritt ist die Selbstdisziplin: die vorherigen Regeln müssen für einen sichtbaren Erfolg schließlich eingehalten werden (mehr dazu unter: https://www.dashoefer.de/newsletter/artikel/mit_der_5a_methode_zum_professionellen_buero.html). Diese Regel lässt sich gut auf den Alltag übertragen.
2. Die 3-Mu-Regel
   Die 3-Mu-Regel bezieht sich auf die japanischen Wörter Muda, Muri und Mura:
   • „Muda“ bedeutet so viel wie „sinnlose Tätigkeit“ Bei der Muda-Analyse wird bewusst nach Tätigkeiten ohne Mehrwert gesucht, um diese besser vermeiden zu können. Es geht demnach um die Vermeidung von Verschwendung. Als Verschwendung gelten dabei beispielsweise die Überproduktion, Transporte oder Prozessfehler.
   • „Muri“ steht für „Überlastung“. Durch übermüdete Mitarbeiter*innen entstehen Fehler, die zu Verlusten führen. Um dies zu vermeiden, sind ein gutes Betriebsklima und ausreichende Ruhezeiten wichtig.
   • „Mura“ bezieht sich auf die Unausgeglichenheit, also extreme Schwankungen in Prozessen. Vermieden werden kann dies durch gleichmäßiges Arbeiten und nivellierte Ziele.
3. Total-Quality-Management (TQM)
   Das TQM ist die organisierende und kontrollierende Tätigkeit, die als Zweck die Einführung und dauerhafte Erhaltung von Qualität als Systemziel hat. Die Qualitätsoptimierung geschieht dabei auf allen Ebenen und durch Mitwirkung aller Mitarbeiter*innen.

Abgrenzung zum Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)

Der Begriff KVP wird häufig mit „Kaizen“ gleichgesetzt. Allgemein lässt sich das KVP als abgeschwächte Version des Kaizen verstehen. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess ist vorwiegend methodisch getrieben, während Kaizen als ganzheitliche Philosophie zu begreifen ist. Im westlichen Kontext trifft man eher auf den Methoden-orientierten KVP.

Praktische Anwendung

Kaizen kommt aus der Autoindustrie und wurde für Fertigungs- und Montageprozesse entwickelt und eingesetzt. Dennoch ist der Ansatz universell in allen Branchen (u.a. Lebensmittelindustrie, Pharmazie) anwendbar. Statt die Entscheidung darüber, was momentan und langfristig verbessert werden kann, bei den Managern zu lassen, setzt sich jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin täglich mit einer möglichen Optimierung in seinem Bereich auseinander.

Ordnung, Sauberkeit und Konzentration auf die wichtigen Dinge – das sind die Grundgedanken des Kaizen. Damit lässt sich der Ansatz nicht nur im Büro, sondern auch in vielen anderen Bereichen des Lebens gut einsetzen. Als fortlaufender Prozess können Sie neben der Prozessoptimierung auf der Arbeit so auch private Themen wie Finanzen, Ernährung und Sport durch die Anwendung von Werkzeugen des Kaizen (besonders 5S-Regel, 3-Mu-Regel) angehen.